Vos documents existent : ils sont quelque part dans SharePoint, Drive, Notion ou sur votre serveur. Le problème, c'est que vos équipes passent en moyenne 2 heures par semaine à les chercher. L'IA met fin à ce gaspillage invisible mais massif.
Chaque PME accumule des années de production documentaire : contrats, procédures, comptes-rendus, présentations, tableaux de bord, notes de réunion, devis, cahiers des charges. Ces documents ont de la valeur, et pourtant, dans la plupart des organisations, les retrouver relève du défi quotidien.
La racine du problème est structurelle. Les documents sont éparpillés sur plusieurs outils qui ne communiquent pas entre eux : SharePoint pour les documents officiels, Google Drive pour les opérations, Notion pour les procédures, votre serveur local pour les archives, et les emails pour tout le reste. Chaque outil a sa propre arborescence, sa propre logique de nommage (ou absence de logique), ses propres versions multiples du même fichier.
S'y ajoute le problème des silos : le commercial ne voit pas la documentation technique, la compta n'a pas accès aux contrats juridiques, les nouveaux arrivants ne savent pas où chercher. Et même quand on sait où aller, les moteurs de recherche natifs de ces outils sont rudimentaires : ils cherchent dans les noms de fichiers, pas dans le contenu.
🔍 2h/semaine perdues par collaborateur à chercher des documents, soit 100 heures par an pour un salarié. Dans une équipe de 20 personnes, c'est 2000 heures gaspillées annuellement. À 35€/h en coût chargé, ce sont 70 000€ de productivité volatilisés.
Et ce n'est que la partie visible : il y a aussi les documents qui ne sont jamais trouvés et qui sont recréés from scratch, les mauvaises versions utilisées par erreur, les décisions prises sur des informations périmées, la frustration qui s'accumule et le temps perdu à demander à des collègues qui eux-mêmes ne savent pas toujours.
L'accès documentaire IA ne réorganise pas vos fichiers : il rend la désorganisation invisible. Vos collaborateurs posent une question en langage naturel et obtiennent la réponse directement, avec la source exacte, en 3 secondes.
Grâce à la recherche sémantique, l'agent comprend l'intention derrière votre question et trouve les documents pertinents, même si les mots-clés exacts ne correspondent pas.
L'agent comprend le sens de votre question, pas juste les mots. « Procédure d'accueil client » retrouve aussi les documents intitulés « Guide onboarding prospects ».
Tous vos outils documentaires en une seule recherche : SharePoint, Notion, Google Drive, Confluence, serveurs locaux, bases de données, emails archivés.
L'agent extrait la réponse directement du document et vous l'affiche, avec la source. Vous n'avez pas besoin d'ouvrir le fichier pour obtenir l'information.
L'agent identifie et signale toujours la version la plus récente d'un document, en alertant si une version plus ancienne est encore en circulation quelque part.
Chaque collaborateur voit uniquement les documents auxquels il a droit. Les règles d'accès de vos outils existants sont respectées et centralisées dans la couche IA.
Connexions natives avec les outils les plus courants. Pas besoin de migrer vos documents : l'IA s'adapte à votre infrastructure existante.
Inventaire complet de vos sources documentaires : où sont vos fichiers, combien il y en a, quels formats (Word, PDF, Excel, présentations), qui y a accès et avec quels droits. On identifie les sources prioritaires et on définit le périmètre d'indexation.
Configuration des règles d'accès par rôle, équipe et profil. On s'appuie sur vos droits existants dans chaque outil pour construire une matrice d'accès cohérente dans la couche IA. Chaque collaborateur ne voit que les documents qu'il est autorisé à consulter.
L'ensemble des documents est analysé, indexé et transformé en représentations sémantiques (vecteurs). Ce processus s'exécute en arrière-plan sans perturber votre activité. Une base de données de milliers de documents peut être indexée en quelques heures.
L'agent de recherche est intégré dans vos canaux existants : une commande dans Teams ou Slack, un widget sur votre intranet, ou une interface web dédiée. Vos collaborateurs utilisent l'outil qu'ils ont déjà, sans changer leurs habitudes.
Validation avec 5 à 10 utilisateurs représentatifs des différents métiers. On teste des dizaines de requêtes réelles, on mesure la pertinence des résultats et on affine les paramètres. On valide aussi les règles d'accès pour s'assurer qu'aucun document sensible n'est visible par un mauvais profil.
Déploiement à l'ensemble de l'organisation avec une session de prise en main de 30 minutes par équipe. L'indexation continue en temps réel : chaque nouveau document ajouté dans vos outils est automatiquement disponible dans la recherche IA sans aucune action manuelle.
⚠️ Vos documents restent là où ils sont. Nous ne déplaçons, ne copions et ne migrons aucun fichier. L'agent IA indexe vos documents in situ et respecte strictement les droits d'accès existants. Aucune donnée sensible n'est transmise à des services tiers : l'indexation et la recherche se font dans votre environnement ou dans une infrastructure dédiée hébergée en France.
Oui, l'agent indexe le contenu textuel de tous les formats courants : Word (.docx, .doc), PDF, Excel (.xlsx), PowerPoint, fichiers texte, Markdown, pages Notion, pages SharePoint et Google Docs. Pour les PDF scannés (images), un module OCR est disponible en option. Les images et vidéos ne sont pas indexées par défaut mais peuvent l'être via des modules spécifiques.
L'indexation est continue et en temps réel. Dès qu'un document est créé, modifié ou supprimé dans vos outils sources, l'index IA est mis à jour automatiquement (dans un délai de quelques minutes). L'agent identifie toujours la version la plus récente et peut signaler quand plusieurs versions d'un même document coexistent.
Plusieurs options sont disponibles selon votre niveau d'exigence. Pour les entreprises avec des contraintes de confidentialité fortes, nous déployons la solution entièrement dans votre infrastructure (on-premise ou cloud privé), sans aucune donnée transmise vers l'extérieur. Pour les PME avec des exigences standards, nous utilisons une infrastructure dédiée hébergée en France, avec chiffrement au repos et en transit, et cloisonnement total entre clients.
L'architecture est scalable et n'a pas de limite théorique. En pratique, nous avons indexé des bases de plusieurs dizaines de milliers de documents sans dégradation des performances. La seule limite est le temps d'indexation initial : une base de 10 000 documents prend environ 2 à 4 heures à indexer la première fois. Les mises à jour suivantes sont incrémentales et quasi-instantanées.
Un appel découverte pour cartographier vos sources, estimer le temps récupérable et vous proposer la meilleure architecture de recherche IA pour votre organisation.
Propulsion IA · Toulouse, Montauban & Occitanie