Google Workspace : 5 fonctionnalités IA
à activer dès aujourd'hui

Si vous utilisez Google Workspace (anciennement G Suite) pour votre entreprise, vous avez accès à Gemini for Workspace : l'IA de Google intégrée dans toutes vos applications. Selon votre plan, certaines fonctionnalités sont déjà actives. D'autres nécessitent d'être activées par l'administrateur. Voici celles qui méritent votre attention en priorité.

1. Gmail : Résumez n'importe quel email en un clic

Vous ouvrez un email de 40 lignes à 8h du matin. Avant de le lire, repérez le bouton "Résumer cet e-mail" en haut du message (icône Gemini, une étoile colorée). En un clic, Gmail vous produit un résumé de 3 à 5 lignes avec les points clés et les actions attendues.

C'est particulièrement utile pour les longues chaînes d'emails avec plusieurs interlocuteurs : Gemini identifie qui a dit quoi, quelle est la décision prise, et ce qui vous est demandé.

Autre fonction utile : "Répondre à cet email". Décrivez votre intention en quelques mots ("refus poli, proposer une alternative pour la semaine prochaine"), Gmail rédige la réponse complète. Vous relisez, ajustez, envoyez.

2. Google Docs : Le premier jet ne vient plus de vous

Ouvrez un nouveau document Google Docs. Avant de commencer à taper, cliquez sur l'icône Gemini dans la barre latérale ou utilisez le raccourci "Help me write" (disponible dès que vous créez un doc vide).

Donnez une consigne précise : "Rédige un email de relance commerciale pour un prospect qui n'a pas répondu depuis 2 semaines, ton professionnel mais chaleureux, 150 mots". Gemini génère le texte. Vous adaptez, personnalisez, envoyez.

Pour les documents plus longs : comptes-rendus, rapports, présentations textes, demandez un plan détaillé en premier, validez-le, puis demandez à Gemini de développer chaque section.

Fonction sous-estimée : la barre latérale Gemini dans Docs peut aussi résumer un document existant, en extraire les points clés, ou reformuler dans un autre registre (plus formel, plus concis, version bullet points).

3. Google Meet : Plus jamais à redemander le compte-rendu

C'est probablement la fonctionnalité qui génère le plus de "wow" lors de nos démos clients. Dans Google Meet, activez les "Notes de réunion prises par Gemini" avant de démarrer un appel (ou pendant la réunion via les 3 points en bas à droite).

Gemini transcrit la réunion en temps réel et génère automatiquement :

• Un résumé de la réunion (3-5 paragraphes)
• La liste des décisions prises
• Les points d'action avec les responsables identifiés
• Les prochaines étapes

Le compte-rendu est envoyé automatiquement par email à tous les participants à la fin de la réunion et sauvegardé dans Google Drive.

Pour les réunions hybrides : même si certains participants sont en présentiel (sans micro), Gemini capture les contributions de ceux qui sont en visio et les notes partagées dans le chat.

4. Google Sheets : Posez vos questions en français

Ouvrez un Google Sheets avec des données (tableau de ventes, suivi de projet, base contacts…). Ouvrez la barre latérale Gemini (icône étoile). Posez une question en langage naturel :

• "Quelle est la moyenne des ventes sur les 3 derniers mois ?"
• "Crée un graphique en barres des 5 meilleurs clients par chiffre d'affaires"
• "Ajoute une colonne qui calcule la marge brute en pourcentage"
• "Identifie les lignes où la date de livraison est dépassée"

Gemini répond avec les formules, les graphiques ou les analyses demandées, directement dans votre feuille. Fini les tutoriels YouTube pour trouver la bonne formule ARRAYFORMULA.

5. Google Drive : La recherche qui comprend ce que vous cherchez vraiment

La recherche dans Google Drive était déjà bonne. Avec Gemini, elle devient conversationnelle. Tapez dans la barre de recherche Drive :

• "Le contrat avec Dupont SA signé l'année dernière"
• "Les présentations sur notre stratégie 2024"
• "Les notes de réunion avec l'équipe commerciale du mois dernier"

Drive comprend le contexte et retourne les documents pertinents, même si les termes exacts ne correspondent pas au nom du fichier.

Fonctionnalité avancée : dans la barre latérale Gemini de Drive, vous pouvez demander à Gemini de résumer un document sans l'ouvrir, ou de comparer deux versions d'un fichier.

Comment activer tout ça pour votre organisation

En tant qu'administrateur Google Workspace :

• Connectez-vous à admin.google.com
• Allez dans "Applications" → "Google Workspace" → "Gemini for Google Workspace"
• Activez les fonctionnalités par application (Gmail, Meet, Docs, Sheets, Drive)
• Vous pouvez les activer pour tous les utilisateurs ou par groupe/département

Prévoyez un court atelier de 30 minutes avec vos équipes pour présenter ces fonctionnalités : le taux d'adoption est bien meilleur quand les gens voient une démo en direct que quand ils reçoivent un email avec des instructions.